Information is one of the main assets owned by any government. The need to preserve government owned information in a manner which ensures security, credibility, efficiency, and accuracy is of paramount importance. However, adherence to manual practices would hinder the pace at which the government could guarantee the said aspects pertaining to data owned by them.
In this setting, a digital document management system enables the government to automate document related tasks such as capturing, indexing, storing, retrieving, and sharing documents, thereby reducing the workload on staff and improving overall efficiency. It also provides advanced search functionalities, making it easier to locate specific documents, and enables collaboration and sharing of documents between different departments and agencies in the government.
Accordingly, the policy encourages and directs government organizations to shift from the traditional paper document culture and transform towards digital document management to achieve greater efficiency, productivity, accountability, interoperability and more importantly citizen’s needs and expectations. It provides the government organizations with an approach on how electronic records are created, maintained, disseminated and destroyed in a more consistent manner ensuring better service quality and delivery.
This policy document is still in its draft stage thus, open for the inclusion of any constructive feedback.
තොරතුරු යනු රජයක් සතු ප්රධානම වත්කමකි. රාජ්ය තොරතුරු සුරක්ෂිතව, විශ්වාසදායීව සහ නිවැරදිව පවත්වාගැනීම සහ ආරක්ෂණය කිරීම අත්යවශ්ය කරුණකි. එනමුත්, යල්පැනගිය ක්රමවේදයන් අනුගමනය කරමින් කඩදාසි ලේඛන මත රඳා පැවතීම පෙර සඳහන් කරනලද ඉලක්කය සපුරාගනිමින් රජයක් විසින් තම දත්ත නිසිලෙස පවත්වාගැනීම වළක්වාලයි.
ඩිජිටල් ලේඛන කළමනාකරණ පද්ධතියක් මඟින් ලේඛන ග්රහණය කිරීම, සුචිගත කිරීම, ගබඩා කිරීම, ලබාගැනීම සහ හුවමාරු කරගැනීම වැනි ලේඛන ආශ්රිත කාර්යයන් ස්වයංක්රීය කිරීමට රජයට හැකි වන අතර එමඟින් කාර්යමණ්ඩලයේ සමස්ත කාර්යක්ෂමතාව වැඩි කරයි. තවද එය ලේඛන සොයාගැනීම පහසු කරමින් උසස් සෙවුම් ක්රියාකාරකම් සපයන අතරම විවිධ රාජ්ය ආයතන අතර සහයෝගිතාව මෙන්ම ලේඛන හුවමාරුව සඳහා ද අවස්ථාව සලසයි.
ඒ අනුව, සාම්ප්රදායික කඩදාසි ලේඛන සංස්කෘතියෙන් ඉවත් වී වැඩි කාර්යක්ෂමතාවයක්, ඵලදායිතාවයක්, වගවීමක්, අන්තර්ක්රියාකාරීත්වයක් සහ වඩා විධිමත් ලෙස පුරවැසි අවශ්යතාවයන් සහ අපේක්ෂාවන් සපුරාලීම සඳහා ඩිජිටල් ලේඛන කළමනාකරණය වෙත යොමුවීමට මෙම ප්රතිපත්තිය මඟින් රාජ්ය ආයතන දිරිමත් කරයි.
මෙම ප්රතිපත්ති ලේඛනය තවමත් එහි කෙටුම්පත් අදියරේ පවතින බැවින් ඕනෑම අර්ථවත් සහ ඵලදායී ප්රතිපෝෂණයක් ඇතුළත් කිරීම සඳහා විවෘතය.
தகவல் என்பது அரசாங்கத்தின் மிக முக்கியமான சொத்துகளில் ஒன்றாகும். அரசாங்கத் தகவல்களைப் பாதுகாப்பாகவும், நம்பகத்தன்மையுடனும், துல்லியமாகவும் பராமரித்தல் மற்றும் பாதுகாப்பது இன்றியமையாததாகும். எவ்வாறாயினும், காலாவதியான முறைகளைப் பின்பற்றும் ஆவணங்களை நம்பியிருப்பது, மேற்கூறிய இலக்கை அடையும் போது அரசாங்கம் அதன் தரவைச் சரியாகப் பராமரிப்பதைத் தடுக்கிறது.
டிஜிட்டல் ஆவண மேலாண்மை அமைப்பு, ஆவணங்களைக் கைப்பற்றுதல், அட்டவணைப்படுத்துதல், சேமித்தல், மீட்டெடுத்தல் மற்றும் பகிர்தல் போன்ற ஆவணம் தொடர்பான பணிகளை தானியக்கமாக்குவதற்கு அரசாங்கத்திற்கு உதவுகிறது, இதன் மூலம் ஊழியர்களின் ஒட்டுமொத்த செயல்திறனை அதிகரிக்கிறது. பல்வேறு அரசு நிறுவனங்களுக்கிடையே ஒத்துழைப்பு மற்றும் ஆவணப் பரிமாற்றத்தை அனுமதிக்கும் அதே வேளையில், ஆவணங்களைக் கண்டறிவதை எளிதாக்கும் மேம்பட்ட தேடல் செயல்பாட்டையும் இது வழங்குகிறது.
அதன்படி, அதிக செயல்திறன், செயல்திறன், பொறுப்புக்கூறல், ஊடாடுதல் மற்றும் குடிமக்களின் தேவைகள் மற்றும் எதிர்பார்ப்புகளை இன்னும் முறையாகப் பூர்த்தி செய்ய, பாரம்பரிய காகித ஆவணக் கலாச்சாரத்திலிருந்து டிஜிட்டல் ஆவண மேலாண்மையை நோக்கிச் செல்ல இந்தக் கொள்கை அரசு நிறுவனங்களை ஊக்குவிக்கிறது.
இந்தக் கொள்கை ஆவணம் இன்னும் வரைவு நிலையில் இருப்பதால், எந்தவொரு அர்த்தமுள்ள மற்றும் ஆக்கபூர்வமான கருத்துக்கள் சேர்க்கப்படும்.